Aufgaben & Projekte

Das Beteiligungscontrolling umfasst folgende Aufgaben:

• Beratung und Unterstützung der Beteiligungsunternehmen bei der Erstellung der Planung
• Sicherstellung der termingerechten Vorlage der Unternehmenspläne
• Abstimmung von Teilzielen und Teilplänen mit der Gesamtplanung
• Erarbeiten einheitlicher Richtlinien bezüglich des Berichtswesens, Vorgabe einer standardisierten Berichtsstruktur
• Analyse der Wirtschaftsplanung und Erstellung von Planreports
• Prüfung und Bewertung der Jahresabschlüsse
• quartalsweise Berichterstattung mit Soll-Ist-Vergleich / Abweichungsanalyse
• Ad-hoc Auswertungen
• Begleitung des Strategiefindungsprozesses der Beteiligungsgesellschaften und der Gesellschafterin

Unter Mandatsbetreuung ist die fachliche Unterstützung

• der von der Stadtvertretung entsandten Mitglieder in den Aufsichtsgremien der Beteiligungsunternehmen
• des Oberbürgermeisters in den Gesellschafterversammlungen von Unternehmen mit städtischer Beteiligung

zu verstehen.

Sie dient in erster Linie einer fachlich tieferen Aufarbeitung der Vorlagen von Sitzungen sowie der zeitlichen Entlastung der jeweiligen Mandatsträger und des Oberbürgermeisters. Im Rahmen der Mandatsbetreuung werden durch die GBV die Sitzungsunterlagen im Vorfeld gesichtet, ausgewertet und in Form einer Stellungnahme auf wesentliche Punkte der Vorlagen hingewiesen und eine Beschlussempfehlung aus Sicht der Gesellschafterin (LHSN) abgegeben.
Darüber hinaus ist durch die GBV die regelmäßige Schulung von Mandatsträgern in rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und branchenspezifischen Fragen sicherzustellen. Weiterhin unterstützen wir die Geschäftsführungen der kommunalen Unternehmen insbesondere in den Fragen, die als wichtige Angelegenheit einer Beschlussfassung durch die Stadtvertretung bedürfen.
Auch Fragestellungen kommunalrechtlicher Art werden für die Unternehmen bearbeitet.

• Sitzungsvorbereitungen und Beschlussempfehlungen
• Prüfung und Bewertung unternehmensrelevanter Fragen aus der Stadtvertretung
• Überwachung der relevanten Gesetzeslage und ggf. Reaktion / Information bei Änderungen
• Fortbildung und Schulung
• Gremienbetreuung der Verwaltungsleitung in Gesellschafterversammlungen von Unternehmen mit städtischer Beteiligung
• Betreuung der Geschäftsführer in den politischen Gremien der Landeshauptstadt Schwerin und in Verwaltungsangelegenheiten der Stadtverwaltung

Unterstützung der kommunalen Unternehmen in grundsätzlichen und übergeordneten Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

Die Beteiligungsverwaltung/Beteiligungssteuerung umfasst folgende Schwerpunktaufgaben:

• Mitwirkung bei der Definition langfristiger Leistungs- und Finanzziele
• Vorgaben zum Handlungsrahmen der kommunalen Unternehmen (unter anderem Public Corporate Governance Codex)
• Überwachung der Umsetzung der Leistungsprogramme (Wirtschaftsplanung)
• Entscheidungsunterstützung bei Steuerungseingriffen
• Koordination zwischen Beteiligungsunternehmen und Verwaltung (insb. Schnittpunkte zum Haushalt und Zielvorgaben)
• Entwicklung von Konzepten und Beteiligungsstrategien (Portfolioanalyse, Aufgabenänderungen)
• Führen von Beteiligungsakten
• Erstellung des Beteiligungsberichtes

Die Landeshauptstadt Schwerin erfüllt einen Teil ihrer vielfältigen Aufgaben durch Unternehmen und Betriebe in Privatrechtsform sowie durch Eigenbetriebe. Gemäß § 73 der Kommunalverfassung für Mecklenburg-Vorpommern vom 13. Juli 2011 hat sie jährlich einen Beteiligungsbericht über die unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen an Unternehmen und Einrichtungen zu erstellen.

Die Erstellung dieses Berichtes wird durch uns wahrgenommen.

Der Bericht zeigt jahresbezogen komprimierte Übersichten über alle wesentlichen Beteiligungsunternehmen der Landeshauptstadt Schwerin. Unter anderem eine Zusammenfassung der gesellschaftsrechtlichen und personellen Veränderungen, Beschäftigungszahlen, Eckdaten der Bilanzen sowie die Kosten für die Jahresabschlussprüfungen und Honorare der Gremien, eine Übersicht mit verschiedenen Kennzahlen der Unternehmen, die Jahresabschlussprüfer sowie eine Gesamtübersicht über die Geschäftsführer, die Aufsichtsratsmitglieder und die Gesellschafter der Unternehmen abbilden.

Die GBV unterstützt in fast allen Komponenten der Geschäftsführungsangelegenheiten der kommunalen Beteiligungsunternehmen die Landeshauptstadt Schwerin (LHSN) als Gesellschafterin und die Aufsichtsräte als Anstellungsorgan.

Dies umfasst die

• Personalsuche mit der Betreuung/Koordinierung, Auswertung und Beratung in Personalauswahlverfahren,
• Erarbeitung von Anstellungsverträgen, Durchführung von Vertragsverhandlungen, Vertragsmanagement und Vertragsbeendigung
• Erstellung und Auswertung von Zielvereinbarungen für die Geschäftsführungen

Die GBV hat zudem ein einheitliches Vergütungssystem für die kommunalen Beteiligungsunternehmen der LHSN entwickelt, welches mehr Transparenz bei den Geschäftsführungsgehältern erzeugt. Das System beinhaltet eine verbindliche Vergütungsspanne für das jeweilige Beteiligungsunternehmen.

Der Begriff „Compliance“ steht für die Einhaltung von Gesetzen und freiwillig eingeführten Regeln in Unternehmen. Mit unternehmensspezifischen Verhaltensgrundsätzen geben wir den Mitarbei­tern einen Wegweiser, der wesentliche Grundprinzipien unseres Handelns zusammenfasst und sie bei der täglichen Arbeit in der Bewältigung der rechtlichen und ethischen Heraus­forderungen unterstützen soll. Ziel ist es, ein regelkonformes ethisches Handeln von Geschäftsführung und Mitarbeitern sicherzustellen. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung zur Compliance Richtlinie besteht nicht. Es gibt aber einige Vorschriften, die zumindest eine Nähe zur Compliance aufweisen und aus denen in der Regel eine Rechtspflicht hergeleitet wird.

Mit Beschluss der Stadtvertretung am 13.10.2014 wurde die vorgelegte Richtlinie über einheitliche (Mindest-) Standards für Compliance-Programme für alle städtischen Eigen- und Beteiligungsgesellschaften und Eigenbetrieben der Landeshauptstadt Schwerin eingeführt. Diese Richtlinie definiert die Mindeststandards, die bei der Einführung eines so genannten Compliance-Management-Systems (CMS) Berücksichtigung finden sollten. Der Gesellschaft für Beteiligungsgesellschaft Schwerin mbH (GBV) wurde die Aufgabe des „Compliance-Beauftragten“ für alle städtischen Eigen- und Beteiligungsgesellschaften sowie den Eigenbetrieben zugewiesen. Auf Grundlage der Empfehlungen des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) soll ein vollständiges Compliance-Management-System eingeführt werden mit dem Ziel, neben der Vermeidung (präventive Wirkung) auch die Früherkennung und Ahndung von Regelverstößen sowie eine Risikominimierung zu gewährleisten.

Zur frühzeitigen Erkennung möglicher Regelverstöße und anderer Unregelmäßigkeiten wurde eine zentrale Meldestelle (Hinweisgebersystem) bei der GBV eingerichtet.

Die Compliance-Beauftragte begleitet und unterstützt die städtischen Unternehmen bei der Einführung und Implementierung ihres CMS und fungiert als zentrale Ansprechpartnerin aller Mitarbeiter der städtischen Unternehmen.

Für unsere Beschäftigten ist rechtmäßiges Handeln selbstverständlich. Um ein mögliches Fehlverhalten der Gesellschaft oder einzelner Beschäftigter zu verhindern, wurde ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Über diese Plattform können Sie schnell und einfach Bedenken über Fehlverhalten melden, welche die GBV oder das Wohlergehen von Mitarbeitenden und dritten Personen betrifft. Alle Berichte sind streng vertraulich. Ihre Anonymität wird gewahrt.

Verfahrensordnung_GBV

Die interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie unterstützen die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft.

Die Neufassung des Public Corporate Governance Kodex für die Landeshauptstadt Schwerin – Leitlinien guter Unternehmensführung – wurde am 10.07.2023 durch die Stadtvertretung der Landeshauptstadt Schwerin (DS 00792/2023 – 033/StV/2023) beschlossen und durch Beschlüsse der Gesellschafterversammlungen der Eigen- und Beteiligungsgesellschaften mit maßgeblichen Einfluss der Landeshauptstadt für verbindlich erklärt. Mit der Neufassung des Kodex wurde erstmals die Nutzung einer Internen Revision durch die Eigen- und Beteiligungsgesellschaften verankert. Eigenbetriebe sowie Beteiligungsgesellschaften, welche nicht über eine eigenständige Interne Revision verfügen, haben gemäß dem Public Corporate Governance Kodex eine Interne Revision im Unternehmensverbund zu nutzen. Aus diesem Grund wurde die Stelle „Revision und Sonderprüfung“ bei der GBV geschaffen.

Die Revision der GBV bietet ein breites Spektrum an risikobasierten und objektiven Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, um die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Eigenbetriebe und Beteiligungen der Landeshauptstadt Schwerin sicherzustellen. Die übergeordnete Mission ist es, den Wert der Organisationen zu erhöhen und zu schützen und gleichzeitig Mehrwerte zu schaffen und Geschäftsprozesse zu verbessern. In das Aufgabengebiet fallen u. a. die Prüfung von Prozessen und Geschäftsvorfällen, Effizienzanalysen oder die Überprüfung von Risikomanagementsystemen. Aber auch Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen im Rahmen einer Kassenprüfung, Inventurbegleitung und die laufende Überwachung von Maßnahmenumsetzung werden der Revision zugeordnet. Zusätzlich nimmt die Revision der GBV auch Sonderprüfungen, bspw. bei Verdacht doloser Handlungen, wahr.

Durch die unabhängige und objektive Prüfungstätigkeit sichert die Revision effektiv die Einhaltung von unternehmerischen Zielen und gesetzlichen Vorschriften bei den Eigen- und Beteiligungsgesellschaften der Landeshauptstadt Schwerin.

Seit dem 01.03.2018 nehmen wir die Aufgabe des Beteiligungsmanagements für das Amt Krakow am See wahr.

Die Zusammenarbeit zwischen der GBV und dem Amt Krakow am See berücksichtigt ausdrücklich die Zielstellung der Landeshauptstadt Schwerin, ihre bisherigen positiven Erfahrungen in der interkommunalen Zusammenarbeit insbesondere im westlichen Teil des Landes Mecklenburg-Vorpommern auch auf andere Landesteile auszuweiten und mit ihrer Kompetenz anderen Gebietskörperschaften bzw. Gemeinden bei der effizienten Erledigung von Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Zum Amt Krakow am See gehören die Gemeinden Dobbin-Linstow, Hoppenrade, Kuchelmiß, Lalendorf und die Stadt Krakow am See. Im Amt verfügen die Gemeinde Lalendorf und die Stadt Krakow am See über wirtschaftliche Unternehmen.

Die Tätigkeit umfasst insbesondere den Aufbau einer Beteiligungsverwaltung, die Implementierung eines operativen Beteiligungscontrollings und die strategische Fortentwicklung der wirtschaftlichen Unternehmen.

Das Projekt „Einführung einer Referenzlösung für die IT-gestützte Beteiligungsverwaltung und das IT-gestützte Beteiligungscontrolling“ wurde gemeinsam durch die Landeshauptstadt Schwerin und die Hansestadt Rostock und unter Einbindung des IT-Dienstleisters der Landeshauptstadt Schwerin umgesetzt.

Unterstützt durch Fördermittel des Innenministeriums M-V arbeiteten die Projektbeteiligten seit 2011 gemeinsam an der Schaffung einer Referenzlösung für M-V, die zukünftig auch weiteren interessierten Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern zugänglich sein soll. Mittlerweile beteiligen sich neben der Stadt Neubrandenburg auch die Landkreise Ludwigslust-Parchim, Mecklenburgische Seenplatte und Vorpommern-Greifswald an diesem Projekt.

Das Projekt ist modular aufgebaut und setzt sich aus der webbasierten Beteiligungsverwaltung und dem datenbankbasierten Beteiligungscontrolling zusammen. Zu den Zielen des Projekts gehörten insbesondere die zentrale Erfassung und Datenvorhaltung der Wirtschaftsplandaten, der Jahresabschlussdaten und des unterjährigen Berichtswesens für die Beteiligungen.