Aufgaben & Projekte

Die Beteiligungsverwaltung/Beteiligungssteuerung umfasst folgende Aufgaben:

• Mitwirkung bei der Definition langfristiger Leistungs- und Finanzziele
• Vorgaben zum Handlungsrahmen der kommunalen Unternehmen (unter anderem Public Corporate Governance Codex)
• Überwachung der Umsetzung der Leistungsprogramme (Wirtschaftsplanung)
• Entscheidungsunterstützung bei Steuerungseingriffen
• Koordination zwischen Beteiligungsunternehmen und Verwaltung (insb. Schnittpunkte zum Haushalt und Zielvorgaben)
• Entwicklung von Konzepten und Beteiligungsstrategien (Portfolioanalyse, Aufgabenänderungen)
• Führen von Beteiligungsakten
• Erstellung des Beteiligungsberichtes

Gemäß § 73 der Kommunalverfassung für Mecklenburg-Vorpommern vom 13. Juli 2011 hat die Gemeinde einen Beteiligungsbericht über die unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen an Unternehmen und Einrichtungen zu erstellen. Dieser ist der Gemeindevertretung und der Rechtsaufsichtsbehörde vorzulegen.

Auf Grundlage der Jahresabschlüsse werden die wirtschaftliche Lage und die voraussichtliche Entwicklung der einzelnen Eigenbetriebe, Kommunalunternehmen sowie Beteiligungen dargestellt. Zudem werden komprimierte Übersichten über alle Unternehmen und Einrichtungen der Landeshauptstadt Schwerin erstellt, die jährlich z. B.

• gesellschaftsrechtliche und personelle Veränderungen,
• Beschäftigungszahlen,
• Eckdaten der Bilanzen,
• die Jahresabschlussprüfer und die Kosten für die Jahresabschlussprüfungen,
• Honorare der Gremien,
• Kennzahlen der Unternehmen sowie
• eine Gesamtübersicht über die Geschäftsführer, die Aufsichtsratsmitglieder und die Gesellschafter der Unternehmen

 abbilden.

Zur weiteren Verbesserung der Unternehmensleitung, -überwachung und -transparenz und zur Einhaltung der Regelungen aus der Kommunalverfassung wurden die Leitlinien guter Unternehmensführung unter dem Titel „Public Corporate Governance Codex für die Landeshauptstadt Schwerin“ durch die Stadtvertretung und in der Folge in den Gesellschaften durch Gesellschafterversammlungen beschlossen. Der Begriff Public Corporate Governance Codex wird hierbei als Maßstab für gute Unternehmensführung und Kontrolle in öffentlichen Unternehmen verstanden.

Der Public Corporate Governance Kodex der Landeshauptstadt Schwerin soll dazu dienen,

• einen Standard für das Zusammenwirken aller Beteiligten (Stadtvertretung, Stadtverwaltung und Unternehmen) festzulegen und zu definieren;
• eine effiziente Zusammenarbeit zwischen dem Aufsichtsrat und der Geschäftsführung zu fördern und zu unterstützen;
• den Informationsfluss zwischen Unternehmen und Stadtverwaltung zu verbessern, um die Aufgabenerfüllung im Sinne eines Beteiligungscontrollings zu erleichtern;
• das öffentliche Interesse und die Ausrichtung der Unternehmen am Gemeinwohl durch eine Steigerung der Transparenz und Kontrolle abzusichern;
• durch mehr Öffentlichkeit und Nachprüfbarkeit das Vertrauen in Entscheidungen aus Verwaltung und Politik zu erhöhen;
• die Einhaltung der Regelungen der Kommunalverfassung des Landes Mecklenburg-Vorpommern zu gewährleisten und
• die strikte Beachtung und Förderung der Rechte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Unternehmen zu gewährleisten.

Zusammenfassend soll das Regelwerk zum Public Corporate Governance Kodex somit ein auf den Bedarf der städtischen Unternehmen abgestimmtes System darstellen, das die Transparenz und die Effizienz nachhaltig verbessert.

Die Analyse des Beteiligungsportfolios stellt eine Kernaufgabe eines jeden kommunalen Beteiligungsmanagements dar. Zur Darstellung der strategischen Geschäftseinheiten nutzen Portfoliomodelle zumeist eine zweidimensionale Matrixdarstellung, die eine unternehmensexterne (Chancen und Risiken) und unternehmensinterne (Stärken und Schwächen) Sichtweise kombiniert. Aus gemeindlicher Sicht ist die Portfolioanalyse ein Instrument zur Einordnung des Unternehmensbestandes im Hinblick auf die Aufgabenerfüllung, den öffentlichen Zweck und die Erfüllung strategischer Zielvorgaben der Kommune. Sie ermöglicht dabei eine ganzheitliche Betrachtung der wirtschaftlichen Betätigung und eine Abstimmung dieser Aktivitäten auf eine übergeordnete, insbesondere strategische Zielsetzung.

Nach einer öffentlichen Ausschreibung erhielt die GBV den Zuschlag zur Wahrnehmung der Aufgabe des Beteiligungsmanagements für das Amt Krakow am See ab dem 01.03.2018.

Zum Amt Krakow am See gehören die Gemeinden Dobbin-Linstow, Hoppenrade, Kuchelmiß, Lalendorf und die Stadt Krakow am See.

Vertragsgegenstand sind hauptsächlich folgende Aufgaben:

- Aufbau einer Beteiligungsverwaltung
  (Dokumenten-/Aktenmanagement, Sicherstellung der Rechtmäßigkeit der kommunalwirtschaftlichen
   Betätigung, Erstellung des Beteiligungsberichts, Geschäftsführerangelegenheiten, Entwicklung und
   Festlegung von Standards und Richtlinien)

- Implementierung eines Operativen Beteiligungscontrollings
  (Begleitung und Steuerung der Wirtschaftsplanung, Rechnungslegung, Jahresabschlussprüfung,
   Implementierung eines kennzahlenbasierten Berichtswesens)

- Einwicklung eines Strategischen Beteiligungscontrollings
  (Entwicklung eines Zielsystems, Entwicklung und Einführung eines Corporate Governance Kodex,
   Portfoliosteuerung)

- Mandatsbetreuung
  (Unterstützung von Mandatsträgern in den Beteiligungen bei der Aufgabenwahrnehmung

- Geschäftsführerangelegenheiten

Die Zusammenarbeit zwischen der GBV und dem Amt Krakow am See berücksichtigt ausdrücklich die Zielstellung der Landeshauptstadt Schwerin, ihre bisherigen positiven Erfahrungen in der interkommunalen Zusammenarbeit insbesondere im westlichen Teil des Landes Mecklenburg-Vorpommern auch auf andere Landesteile auszuweiten und mit ihrer Kompetenz anderen Gebietskörperschaften bzw. Gemeinden bei der effizienten Erledigung von Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Mit Unterzeichnung des öffentlich-rechtlichen Vertrages zwischen dem Landkreis Ludwigslust-Parchim und der Landeshauptstadt Schwerin am 26. August 2013 wurde die „KSM Kommunalservice Mecklenburg AöR“ als erstes gemeinsames Kommunalunternehmen in der Rechtsform einer Anstalt öffentlichen Rechts in Mecklenburg-Vorpommern errichtet. Die KSM AÖR hat zum 1. Oktober 2013 ihren Geschäftsbetrieb aufgenommen. Mittlerweile sind die Stadt Ludwigslust (seit dem 01.04.2016) und die Stadt Neustadt-Glewe (seit dem 01.01.2018) als weitere Träger hinzugekommen. Das gemeinsame Kommunalunternehmen ist der zentrale IT-Dienstleister dieser Gebietskörperschaften nebst Eigenbetrieben.

Primäre Aufgabe des Unternehmens ist die Erbringung von Dienst- und Serviceleistungen auf dem Gebiet der Informationsverarbeitung und Kommunikationstechnik für die Träger des gemeinsamen Kommunalunternehmens. Zu den Aufgaben zählen insbesondere die Beschaffung von Hard- und Software, die Betreuung von Fach- und Verfahrensanwendungen, die Einführung und der Betrieb von Softwarelösungen, die zentrale Datensicherung, Datenspeicherung und -archivierung sowie Druck-, Kuvertier-, Vervielfältigungs- und Personalabrechnungsleistungen.

Mit dem Projekt ist es gelungen, eine Organisation zu schaffen, in der Infrastrukturen und Prozesse konsolidiert werden können, um damit Synergieeffekte zu entfalten.

Das Projekt „Einführung einer Referenzlösung für die IT-gestützte Beteiligungsverwaltung und das IT-gestützte Beteiligungscontrolling“ wurde gemeinsam durch die Landeshauptstadt Schwerin und die Hansestadt Rostock und unter Einbindung der SIS GmbH als interkommunale Zusammenarbeit durchgeführt. Unterstützt durch Fördermittel des Innenministeriums M-V arbeiteten die Projektbeteiligten gemeinsam an der Schaffung einer Referenzlösung für M-V, die zukünftig auch weiteren interessierten Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern zugänglich sein soll. Sowohl die Ausschreibung wie auch die Produktivsetzung des Projekts fanden 2011 statt. Das Projekt ist modular aufgebaut und setzt sich aus der webbasierten Beteiligungsverwaltung und dem datenbankbasierten Beteiligungscontrolling zusammen. Zu den Zielen des Projekts (siehe Abbildung) gehörten insbesondere die zentrale Erfassung und Datenvorhaltung der Wirtschaftsplandaten, der Jahresabschlussdaten und des unterjährigen Berichtswesens für die Beteiligungen.