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Sollte Ihr Unternehmen Lieferungen / Leistungen für die Landeshauptstadt Schwerin erbringen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die Regelungen laut ERechVO M-V maßgebend sind. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.
Daher besteht seit dem 01.04.2023 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserteilung.
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet.
Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.
Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.
Zunächst müssen Sie sich als Nutzer*in einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registrieren:
Bei der Registrierung müssen Sie hinterlegen:
Nachdem Sie sich als Nutzer bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registriert haben, können Sie Rechnungen im Standard XRechnung erstellen und an die Landeshauptstadt Schwerin übertragen.
1. Schritt:
Melden Sie sich nach der Registrierung mit ihren Zugangsdaten bei der OZG-RE an.
2. Schritt:
Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen
3. Schritt:
Ihre Rechnung wird dann durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft.
4. Schritt:
Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung dem jeweiligen Fachamt der Stadtverwaltung Schwerin über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.
5. Schritt:
Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist.
6. Schritt:
Darüber hinaus können Sie den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen.
7. Schritt:
Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.
1. Weberfassung:
In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt wurden.
2. Uploads von Files:
Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.
3. Web-Services über eine IT-Schnittstelle:
Das Land stellt die Transportinfrastruktur Public Procurement OnLine (PEPPOL) für die Einbringung von elektronischen Rechnungen auf Grundlage des Beschlusses des IT-Planungsrates auf dessen 27. Sitzung am 25.10.2018 zur Verfügung.
4. E-Mail:
Hierbei ist zu beachten, dass eine Mail jeweils nur eine Rechnung enthalten darf. Ansonsten ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine XRechnung mindestens folgende Angaben beinhalten:
Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche verpflichtend als solche zu kennzeichnen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer, mit deren Hilfe E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können.
Zur automatischen Aufteilung der E-Rechnungen innerhalb der Landeshauptstadt Schwerin, verfügen die Fachdienste und Eigenbetriebe über jeweils eine eigene Sub-Leitweg-ID. Eine Übersicht finden Sie unten.
| Organisation | Leitweg-ID |
|---|---|
| Schwerin, Landeshauptstadt | 13004000-K000-41 |
| Unterorganisation (für direkte Rechnungslegung an die Fachdienste) | SUB-Leitweg-ID |
| Büro der Stadtvertretung | 13004000-K001-38 |
| Büro des Oberbürgermeisters | 13004000-K002-35 |
| Fachdienst Hauptverwaltung und Digitalisierung | 13004000-K003-32 |
| Rechnungsprüfungsamt | 13004000-K004-29 |
| Fachdienst Finanzwirtschaft, Stadtkasse | 13004000-K005-26 |
| Fachdienst Kämmerei, Finanzsteuerung | 13004000-K006-23 |
| Fachdienst Bürgerservice | 13004000-K007-20 |
| Fachdienst Ordnung | 13004000-K008-17 |
| Fachdienst Umwelt | 13004000-K009-14 |
| Fachdienst Feuerwehr und Rettungsdienst | 13004000-K010-11 |
| Fachdienst Bildung und Sport | 13004000-K011-08 |
| Kulturbüro | 13004000-K012-05 |
| Fachdienst Jugend | 13004000-K013-02 |
| Fachdienst Soziales | 13004000-K014-96 |
| Fachdienst Gesundheit | 13004000-K015-93 |
| Fachdienst Stadtentwicklung, Wirtschaft | 13004000-K016-90 |
| Fachdienst Bauen und Denkmalpflege | 13004000-K017-87 |
| Fachdienst Verkehrsmanagement | 13004000-K018-84 |
| Eigenbetriebe | SUB-Leitweg-ID |
| Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement | 13004000-K019-81 |
| Eigenbetrieb Schweriner Abwasserentsorgung (SAE) | 13004000-K020-78 |
| Eigenbetrieb Schweriner Stadtwirtschaftliche Dienstleistungen Schwerin (SDS) |
13004000-K021-75 |
Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter:
Die E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern - kurz ERechVO M-V - regelt:
Alle öffentlichen Auftraggeber werden ab 01.04.2023 verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.
Ausnahmen bilden:
Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) besteht für die Stadtverwaltung Schwerin die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen.
Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.
